Lageroptimering: varför ett fullt lager inte betyder att du har rätt saker

Ditt lagervärde har kanske aldrig varit högre. Ändå händer det gång på gång att en säljare hör av sig och säger att varan kunden vill ha är slut. Du har alltså mycket i lager, men fel saker.

Om det känns igen så är du inte ensam. Det är just den där obalansen som lageroptimering handlar om att komma åt. Och nej, det handlar inte om att skära ner på lagret. Det handlar om att ha rätt mängd av rätt artiklar, så att du kan leverera det kunderna faktiskt frågar efter utan att binda mer kapital än du behöver.

I den här artikeln går vi igenom vad lageroptimering egentligen är, vad som avgör om du lyckas, och hur arbetet ser ut när det fungerar i praktiken.

Det vanligaste missförståndet

Många tänker att lageroptimering innebär att man måste minska lagret. Det stämmer inte.

Ett företag kan ha ett skyhögt lagervärde och ändå brista gång på gång. Kapitalet ligger då bundet i artiklar som knappt rör sig, medan hyllorna gapar tomma där efterfrågan faktiskt finns. Att bara sänka lagret löser inte det problemet. Det kan till och med göra det värre.

Målet är alltså inte lägsta möjliga lager. Målet är rätt fördelning av det lager du har.

Vad är det egentligen du behöver ställa in?

Lageroptimering bygger på ett antal beslut som hänger ihop:

• Vilken servicenivå du siktar på, och hur stor bristrisk du tål
• Hur stort säkerhetslager du håller
• När du lägger en ny order, alltså beställningspunkten
• Hur mycket du beställer varje gång
• Ledtiderna från dina leverantörer
• Hur mycket efterfrågan svänger

Poängen är att de här värdena inte kan vara samma för alla artiklar. En produkt med jämn efterfrågan och kort ledtid ska inte styras på samma sätt som en produkt som säljer ryckigt och kommer in med osäkra leveranser. Sätter du samma regler för båda kommer du garanterat att ha för mycket av det ena och för lite av det andra.

Servicenivån fungerar likadant. Ju högre servicenivå, desto mindre risk att stå utan vara, men det kräver också mer säkerhetslager. Och det är just de sista procenten som kostar. Att gå från 95 till 99 procents servicenivå kräver över 40 procent mer säkerhetslager på en artikel. Att sedan ta sig från 99 till 99,9 kostar ytterligare en tredjedel – för nio tiondels procentenhet. Det är kapital som lika gärna kunde ligga i de varor som faktiskt tar slut varje månad. Därför är det sällan värt att ge alla artiklar högsta möjliga servicenivå. Vissa förtjänar den, andra gör det inte.

Så går det till i praktiken

Allt börjar med data du kan lita på. Efterfrågan, lagersaldon, ledtider och leverantörsvillkor behöver vara korrekta, annars faller resten.

Nästa steg är att dela in sortimentet. Du grupperar artiklarna efter till exempel värde, hur efterfrågan ser ut, bristrisk och hur viktiga de är för verksamheten. Utifrån den indelningen räknar du fram lämpliga säkerhetslager, beställningspunkter och orderkvantiteter för varje grupp.

Resultatet blir bättre inköpsförslag och en tydlig bild av vilka artiklar som faktiskt kräver att du agerar. I stället för att gissa vet du var du ska lägga din tid.

Men det slutar inte där. Efterfrågan förändras, leverantörer blir snabbare eller långsammare, och artiklar som var viktiga i fjol kan tappa i betydelse. Därför behöver parametrarna följas upp löpande. Ett värde som var rätt för ett halvår sedan kan vara helt fel idag.

Varför ett system inte räcker hela vägen

Ett bra system kan räkna åt dig och hålla ordning på tusentals artiklar utan att du drunknar i det. Det är en förutsättning när sortimentet är stort. Men systemet blir aldrig bättre än datan och arbetssättet bakom.

Felaktiga ledtider, gamla parametrar eller lagersaldon som inte stämmer ger felaktiga rekommendationer, hur bra verktyget än är. Skräp in, skräp ut.

Det är därför de som lyckas kombinerar fyra saker: pålitlig data, beräkningsmodeller som passar deras verksamhet, tydliga inköpsprocesser och inköparnas egen erfarenhet. Systemet ska förstärka omdömet hos den som kan sina artiklar, inte ersätta det.

Sammanfattat

Lageroptimering handlar inte om att maximera servicenivån eller pressa lagret så lågt det går. Det handlar om att hitta en rimlig balans mellan tre saker som drar åt olika håll: tillgänglighet, bristrisk och bundet kapital.

Gör du det rätt slutar du binda pengar i fel varor, och du står inte längre handfallen när kunden frågar efter det som borde ha funnits.

Vill du se hur din lagerstruktur ser ut idag och var kapitalet faktiskt ligger? Hör av dig till oss, så visar vi hur en genomlysning kan se ut för just ditt sortiment.