Beställningspunkt: beräkning, exempel och vanliga misstag
Så räknar du ut beställningspunkten, varför lagerpositionen är rätt jämförelsetal, och de vanligaste misstagen som gör att den slår fel.
De flesta som jobbar med inköp har upplevt båda sidorna av problemet. Antingen tar en artikel slut trots att den precis var beställd, eller så ligger lagret fullt av något som beställdes alldeles för tidigt. Ofta beror bådadera på samma sak: en beställningspunkt som inte stämmer.
Här går vi igenom hur du räknar ut den rätt, och var det brukar gå snett. Två saker är värda att hålla isär från början: när du beställer och hur mycket du beställer. Och tre saker gör oftast beställningspunkten fel: du jämför med fel lagertal, du litar på gamla siffror, eller du använder ett genomsnitt som döljer variationen. Vi tar dem i tur och ordning.
Beställningspunkten visar när en artikel behöver beställas på nytt. Målet är att den nya leveransen ska hinna komma innan lagret tar slut. En för låg beställningspunkt ökar risken för brist. En för hög gör att du köper tidigare än nödvändigt och binder mer kapital än du behöver.
Diagram som visar hur lagernivån faller över tid, träffar beställningspunkten, och fylls på när en leverans kommer.
Hur beräknas beställningspunkten?
En förenklad beräkning är:
Beställningspunkt = förväntad efterfrågan under ledtiden + säkerhetslager
Säljer en artikel 10 enheter per dag och ledtiden är 20 dagar, behöver du 200 enheter för att täcka den normala efterfrågan under ledtiden.
Är säkerhetslagret 50 enheter blir beställningspunkten:
200 + 50 = 250 enheter
När lagerpositionen når 250 enheter är det dags att beställa.
Interaktiv räknare för beställningspunkt baserad på daglig försäljning, ledtid och säkerhetslager.
Jämför med lagerpositionen, inte bara lagersaldot
Det fysiska lagret visar inte hela bilden. Redan beställda varor och reserverade kundorder behöver också räknas med.
En förenklad lagerposition kan beskrivas som:
Lagersaldo + inkommande order − reserverad efterfrågan
En artikel kan ha 300 enheter på lager men ändå behöva beställas om 250 redan är reserverade. Samtidigt kan ett lågt lagersaldo vara fullt tillräckligt om en större leverans redan är på väg.
Jämför du bara beställningspunkten med det fysiska lagersaldot riskerar du både onödiga inköp och oväntade brister.
Vad täcker säkerhetslagret?
Efterfrågan under ledtiden täcker den förväntade försäljningen fram till nästa leverans. Säkerhetslagret är ett extra skydd mot det du inte kan förutse.
Det kan till exempel handla om att:
- efterfrågan blir högre än väntat
- leveransen blir försenad
- leverantören levererar mindre än du beställt
Därför bör säkerhetslagret bygga på variationerna i efterfrågan och ledtid, inte bara på genomsnittliga värden.
Genomsnittlig ledtid kan vara missvisande
En leverantör som ibland levererar efter 10 dagar och ibland efter 30 har en genomsnittlig ledtid på 20 dagar. Men en beställningspunkt som bara bygger på snittet fångar inte osäkerheten.
Två leverantörer kan ha exakt samma genomsnittliga ledtid och ändå helt olika leveransprecision. Den mer varierande skapar normalt ett större behov av säkerhetslager. Därför behöver du följa både den faktiska ledtiden och hur mycket den svänger.
Diagram som visar två leverantörer med samma genomsnittliga ledtid men olika spridning.
Beställningspunkt och orderkvantitet är inte samma sak
Beställningspunkten avgör när en beställning ska göras.
Orderkvantiteten avgör hur mycket som ska beställas.
En artikel kan ha en beställningspunkt på 250 enheter och en orderkvantitet på 500. När lagerpositionen når 250 lägger du en order på 500.
Ett vanligt misstag är att försöka lösa återkommande brister genom att köpa större kvantiteter. Men om ordern fortfarande läggs för sent uppstår bristen innan leveransen hinner fram. Orderkvantiteten avgör hur mycket du köper. Beställningspunkten avgör om ordern läggs i tid. Ett större inköp kompenserar alltså inte för en beställningspunkt som är för låg.
Förändrade ledtider påverkar beställningspunkten direkt
Ökar ledtiden i exemplet från 20 till 30 dagar behöver lagret täcka ytterligare tio dagars efterfrågan.
Vid 10 enheter per dag ökar behovet under ledtiden från 200 till 300 enheter. Med samma säkerhetslager blir den nya beställningspunkten:
300 + 50 = 350 enheter
En inaktuell ledtid ger alltså en felaktig beställningspunkt även när själva beräkningen är helt korrekt.
Vanliga misstag
De flesta problem går att koppla till några återkommande fel:
- Du jämför beställningspunkten med lagersaldot i stället för lagerpositionen, och beställer antingen i onödan eller för sent.
- Du använder samma beställningspunkt trots att efterfrågan har förändrats, och missar att artikeln säljer helt annorlunda idag.
- Du litar på en genomsnittlig ledtid utan hänsyn till variationen, och blir tagen på sängen var gång leverantören ligger i sitt sämre spann.
- Säkerhetslagret bygger på gamla eller felaktiga data, och skyddar mot en verklighet som inte längre finns.
- Du höjer orderkvantiteten för att lösa sena beställningar, och undrar varför bristen ändå kommer tillbaka.
- Parametrarna uppdateras artikel för artikel och alldeles för sällan.
En korrekt formel räcker inte om underlaget inte speglar verkligheten.
Beställningspunkten behöver uppdateras
Beställningspunkten är inget statiskt värde. Se över den när:
- efterfrågan ökar eller minskar
- ledtiden förändras
- leveransprecisionen försämras
- önskad servicenivå ändras
- artikeln får en annan betydelse för verksamheten
Och här ligger den verkliga utmaningen. Att räkna ut en beställningspunkt för en artikel är enkelt. Att hålla den aktuell för hela sortimentet, artikel för artikel, när efterfrågan, ledtider och leverantörer hela tiden rör på sig, är något helt annat. Gör du det för hand hinner verkligheten ifrån dig innan du är klar.
Det är precis där ett ordentligt systemstöd gör skillnad. Det räknar om parametrarna löpande, lyfter fram de artiklar som faktiskt behöver din uppmärksamhet och låter dig lägga tiden på besluten i stället för på uträkningarna. Vill du se hur det skulle fungera för ditt sortiment, hör av dig så visar vi.